فاکتور زنی چیست؟ + آموزش فاکتور زنی

احتمالاً شما نیز تابه‌حال بارها نام فاکتور را شنیده باشید و با انواع آن نیز آشنا باشید. اما یک حسابدار حرفه‌ای وظیفه دارد که به شیوه حرفه‌ای آموزش فاکتور زنی را دیده باشد و بداند که فاکتور زنی چیست. زیرا که فاکتور زنی اهمیت بسیار بالایی در امور اداری شرکت‌ها دارد و حتماً باید به این موضوع پرداخته شود و به عنوان یک حسابدار وظیفه شما است که بتوانید انواع مختلف فاکتور را صادر کرده یا ثبت کرده و بایگانی کنید. در ادامه با نخبه حساب همراه باشید تا بیشتر درباره این موضوع اطلاعات کسب نمایید.

فاکتور چیست؟

اگر تابه‌حال به خرید کالاهای مختلف رفته باشید احتمالاً یک‌بار حداقل فاکتور دریافت کرده و ساختار آن را مشاهده کرده‌اید. اما آیا می‌دانید که به‌طورکلی فاکتور چیست و اصلاً در علم حسابداری به چه چیزی فاکتور گفته می‌شود؟

فاکتورها نوعی برگه رسمی هستند که اطلاعات مختلف مهمی از خرید در آن قید شده است و همین موضوع نیز موجب افزایش اهمیت آن در خریدوفروش‌ها شده است و نباید از آن غافل شد. شما به‌طورکلی در آموزش حسابداری مقدماتی تا پیشرفته آموزش فاکتور زنی را کاملاً یاد خواهید گرفت.

یکی از کاربردهای مهم فاکتور این است که خریدوفروش را برای دو طرف معامله قابل‌ردیابی می‌کند و بر اساس اسناد رسمی کاملاً مشخص شده است که این خرید در چه زمانی و چگونه انجام شده است و به همین دلیل می‌توان این فاکتور را در اختیار اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی کشور قرار داد.

اما آیا می‌دانید که داخل یک فاکتور چه اطلاعاتی ثبت گردیده و چه اطلاعاتی باید ثبت شود؟ اولین اطلاعاتی که آموزش حسابداری باید در فاکتور شود نام کالا، قیمت آن و مقدار آن است که باید به صورت کاملاً دقیق ثبت گردد و در اختیار خریدار قرار بگیرد.

یکی از مهم‌ترین قسمت‌های هر فاکتور اطلاعات فروشنده و خریدار محصول است که حتماً باید ثبت گردد. درصورتی‌که این اطلاعات ثبت نگردد فاکتور ارزش خاصی نخواهد داشت و نمی‌توان از آن در کارهای اداری مربوطه استفاده نمود و یک حسابدار حتماً باید درباره این موضوع اطلاعات داشته باشد و حواسش کاملاً به این موضوع باشد.

در این قسمت از فاکتور زنی چیست؟ باید اشاره کرد که فاکتورها انواع مختلفی نیز دارند که هر کدام با هم متفاوت هستند. به‌طورکلی خیلی از افراد فاکتورها را خیلی جدی نمی‌گیرند، علی‌رغم اینکه فاکتورها از اهمیت بالایی برخوردار هستند. در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر درباره این موضوع اطلاعات به دست بی آوریم.

انواع فاکتور

جالب است بدانید که فاکتورها انواع مختلفی دارند و ما قصد داریم در آموزش فاکتور زنی شما را با انواع فاکتور آشنا کنیم و اطلاعات مختلفی را در این زمینه با شما عزیزان در میان بگذاریم. شما در هنگام دریافت یا ارائه فاکتور به نوع آن دقت و توجه داشته باشید تا فاکتور اشتباه تحویل ندهید یا تحویل نگیرید.

در فاکتور زنی چیست؟ باید گفت که اولین نوع فاکتور را فاکتور هزینه تشکیل داده است که بسیار پر استفاده بوده و در همه ادارات و شرکت‌ها نیز وجود دارد. به‌طورکلی هر واحد اداری و شرکتی در طول روز هزینه‌های مختلفی دارد که از آن برای اداره‌کردن استفاده می‌شود. در فاکتورهای هزینه تمامی این هزینه‌های روزانه ثبت خواهد شد و از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

نوع دوم فاکتورها فاکتورهای اقلامی هستند. وقتی که شما به خرید یک محصولی می‌روید و از فروشنده فاکتور دریافت می‌کنید در واقع شما یک فاکتور اقلامی دریافت کرده‌اید. در فاکتورهای اقلامی اطلاعات مختلفی از کالای خریداری شده ثبت گردیده و در اختیار فروشنده قرار خواهد گرفت و قابل‌استناد خواهد بود.

به‌طورکلی در آموزش فاکتور زنی انواع فاکتورها را با این دو نام می‌شناسند. البته که فاکتورها را می‌توان به انواع مختلف دیگری نیز تقسیم‌بندی کرد که در ادامه به آن نیز اشاره‌ای خواهیم داشت. برای مثال فاکتورها را می‌توان به سه نوع فاکتور خرید، فروش و پیش‌خرید تقسیم‌بندی نمود.

به‌طورکلی در طول روز ممکن است که شرکت موردنظر وسایل مختلفی را خریداری نماید که همه آن‌ها هزینه در برخواهد داشت و نیاز است که آن‌ها را ثبت نمود. فاکتورهایی که در آن خریدهای یک شرکت ثبت گردد فاکتور خرید گفته می‌شود و از اهمیت بالایی برخوردار است و حتماً باید تنظیم گردد.

نوع دیگری از فاکتور نیز وجود دارد که به آن فاکتورهای فروش گفته می‌شود و مخصوص شرکت‌هایی است که محصولی به فروش می‌رسانند یا خدماتی ارائه می‌دهند. در واقع فاکتور فروش فاکتوری است که توسط فروشنده برای خریدار تنظیم می‌گردد و به صورت قانونی در اختیار آن قرار می‌گیرد.

چگونه می‌توان فاکتور زنی کرد؟

در این قسمت از آموزش فاکتور زنی بد نیست که درباره شیوه تنظیم فاکتور نیز اطلاعاتی به دست بی آوریم و درباره آن صحبت کنیم. حال که فهمیدید فاکتور زنی چیست وقت آن رسیده تا یاد بگیرید چگونه فاکتور زنی نمایید و از ویژگی‌ها و مزایای هر فاکتور بهره‌مند گردید و نهایت استفاده را ببرید.

اولین روش فاکتور زنی استفاده از روش‌های قدیمی و دستی است. در این روش شخص تنظیم‌کننده فاکتور با استفاده از روش‌های قدیمی و سنتی اقدام به تنظیم سند خواهد کرد. معمولاً چنین فاکتورهای با استفاده از خودکار تنظیم می‌گردند و به صورت چاپی نیستند.

البته که این موضوع به اعتبار و صحت آن‌ها هیچ ارتباطی ندارد و فرقی نمی‌کند که فاکتور به چه صورتی تنظیم شده باشد. درصورتی‌که فاکتور به صورت رسمی باشد قابل‌استناد خواهد بود و می‌توان از آن در اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی کشور استفاده نمود.

نوع دومی از فاکتور زنی نیز وجود دارد که در آن از انواع نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌گردد. شما به صورت سیستمی اطلاعات را در نرم‌افزار وارد می‌کنید و نرم‌افزار موردنظر خیلی راحت در کسری از ثانیه فاکتور را آماده کرده و در اختیار شما عزیزان قرار خواهد داد.

همچنین لازم به ذکر است که حسابداران گرامی برای فاکتور زنی می‌توانند از نرم‌افزار اکسل نیز استفاده کنند. بدون شک برای این کار شما باید دوره آموزش اکسل در حسابداری را گذرانده باشید و اطلاعات کاملی از آن کسب کرده باشید تا بتوانید به‌راحتی از نرم‌افزار اکسل برای تنظیم فاکتور استفاده نمایید.

به‌طورکلی هیچ تفاوتی نمی‌کند که شما از کدام سه روش بالا برای فاکتور زنی خود استفاده نمایید. در حال حاضر هر سه روش کاملاً مرسوم و قابل‌استفاده هستند. در واقع این به خود شما بستگی دارد که به کدام روش راحت‌تر هستید و دوست دارید که از کدام روش استفاده نمایید.

تفاوت فاکتور رسمی با غیررسمی چیست؟

به‌طورکلی فهمیدیم که فاکتور زنی چیست و تا اینجای کار با آموزش فاکتور زنی همراه شما عزیزان هستیم. احتمالاً تا اینجای کار این سؤال نیز برای شما عزیزان پیش‌آمده است که فاکتور رسمی با فاکتور غیررسمی چه تفاوتی دارد و چگونه می‌توان این دو را از هم تفکیک نمود؟

همان‌طور که از نامشان پیدا است فاکتورهای غیررسمی غیرقابل‌ردیابی بوده و شما نمی‌توانید از آن در اداره دارایی استفاده نمایید. به‌طورکلی بر اساس قانون اساسی کشور فاکتورهای غیررسمی جزو اسنادی هستند مه فاقد ارزش قانونی بوده و نمی‌توان بر آن استناد کرد.

معمولاً در حال حاضر بسیاری از فروشندگان به جهت فرار مالیاتی و کاهش میزان مالیات سالیانه خود از ارائه فاکتورهای رسمی خودداری می‌کنند. اگر دوست دارید که خرید شما قابل‌ردیابی باشد و از آن برای مدیریت مالیات خود استفاده نمایید بهتر است که حتماً از فروشنده فاکتور رسمی دریافت نمایید.

اگر تابه‌حال از فروشگاه‌های مختلف ایران خرید کرده باشید احتمالاً با فاکتور غیررسمی آشنا هستید. فاکتورهایی که بعد از خرید معمولاً در اختیار شما قرار می‌گیرند. لازم به ذکر است که فاکتور غیررسمی تنها به منظور اطلاع خریدار از قیمت‌ها تنظیم می‌گردد و ارزش قانونی ندارد.

شما به عنوان یک حسابدار باید بدانید که تمامی فاکتورهای رسمی یک تفاوت اساسی و مهم با فاکتورهای غیررسمی دارند که شما می‌توانید از این طریق یک فاکتور رسمی را از نمونه غیررسمی تشخیص دهید و در ثبت و بایگانی آن‌ها به هیچ مشکل جدی بر نخورید.

اگر یادتان باشد گفتیم که در فاکتورها باید اطلاعات فروشنده و خریدار حتماً ثبت گردد. علاوه بر اطلاعات فردی باید امضای فروشنده و خریدار و علاوه‌برآن در صورت امکان مهر فروشگاه موردنظر نیز زیر فاکتور خورده باشد تا بتوان فاکتور موردنظر را به عنوان یک فاکتور رسمی شناسایی نمود.

جمع‌بندی

در نهایت با آموزش فاکتور زنی همراه شما عزیزان بودیم و به‌طورکلی فهمیدیم که فاکتور زنی چیست؟ به‌طورکلی شاید آن‌طور که بایدوشاید به فاکتورها اهمیت داده نشود؛ ولی فاکتورها در امور دارایی و مالیاتی بسیار مهم و پر اهمیت هستند و یک شرکت باید به‌خوبی فاکتورهای خودش را تنظیم، ثبت و بایگانی نماید تا در ادامه بتواند فعالیت مالیاتی کاملاً شفاف داشته و در صورت امکان حتی معافیت مالیاتی و تخفیف مالیاتی نیز دریافت نماید.