انواع سند حسابداری

همان‌طور که خودتان می‌دانید یکی از وظایف اصلی هر حسابدار ذخیره و ثبت اطلاعات مالی شرکت مورد نظر است. اما باید بدانید که صرفاً ثبت به‌تنهایی کافی نیست و باید از این اطلاعات محافظت و نگه‌داری نیز کرد تا بتواند بعد‌ها در موارد مختلفی از آن‌ها استفاده نمود. در چنین مواقعی است که اهمیت سند حسابداری نمایان می‌شود و نیاز است با آن آشنا گردید. اگر می‌خواهید بدانید سند حسابداری چیست؟ و با انواع مختلف آن آشنا گردید بهتر است که تا انتهای این مقاله با نخبه حساب همراه باشید.

به‌طورکلی سند حسابداری چیست؟

به‌طورکلی همهٔ حسابداران برای ثبت و ذخیره اطلاعات مالی شرکت‌ها از سند حسابداری استفاده می‌کنند. اگر بگویند که سند حسابداری چیست؟ باید گفت برگه‌هایی است که اطلاعات مالی شرکت‌ها در آن ذخیره می‌شود و می‌توان در مواقع مختلف سال از اطلاعات آن استفاده نمود.

البته در جواب سند حسابداری چیست؟ باید گفت که هر سندی قابل‌تأیید و قابل‌استناد نیست. در مرحله اول ابتدا اسناد حسابداری در اختیار مدیران هر شرکت قرار می‌گیرد. درصورتی‌که اسناد موردنظر مورد تأیید مدیران شرکت نیز قرار گرفت به یک سند حسابداری رسمی قابل‌استفاده تبدیل خواهد شد.

لازم به ذکر است که در سند حسابداری اطلاعات مهم و دقیقی ثبت می‌گردد و برای کارآمد کردن آن باید دقت کافی داشت. هر ساله دفاتر رسمی مالی هر شرکت با استفاده از اسناد حسابداری آن پر می‌شود و این اسناد باید از اطلاعات درست و دقیقی برخوردار باشند.

البته که نیاز نیست که هر اطلاعاتی را در سند حسابداری ثبت نماییم و باید از دادن اطلاعات بی جا و در خیلی از مواقع غیرقابل‌استفاده پرهیز کنیم. این گونه، اسناد حسابداری خیلی شلوغ شده و استفاده از آن‌ها و دسته‌بندی این اسناد برای شما سخت‌تر خواهد شد.

شما برای اینکه بتوانید یک رویداد مالی را در سند حسابداری ثبت کنید باید به اصول حسابداری دقت داشته باشید. به‌طورکلی همان‌طور که خودتان می‌دانید هر تراکنشی در دنیای حسابداری به‌عنوان رویداد مالی شناخته نمی‌شود و شما باید کاملاً به این موضوع توجه لازم داشته باشید.

رویداد مالی موردنظر شما باید حداقل روی دارایی‌های شرکت تأثیرگذار باشد. دارایی نیز از جمع سرمایه‌ها و بدهکاری‌های شرکت به دست می‌آید و اگر بتواند روی این دو تأثیرگذار باشد حتماً رویداد مالی بوده و باید در سند حسابداری ثبت گردد و مکتوب شود.

کاربرد سند حسابداری چیست؟

حال که فهمیدیم سند حسابداری چیست؟ وقت آن رسیده تا با کاربردهای آن نیز آشنا شویم و بدانیم به چه منظور از سند حسابداری استفاده می‌شود و آیا می‌توان به‌طورکلی سند مالی را از سیستم حسابداری یک شرکت حذف نمود و از روش‌های دیگر استفاده کرد؟

یکی از دلایلی که برخی از شرکت‌های مختلف فعال در ایران به مشکلات مختلف مالی برمی‌خورند این است که سیستم حسابداری ناکارآمدی داشته و نمی‌توانند به‌خوبی اطلاعات مالی خود را مدیریت و کنترل کرده و در مواقع مختلف به‌درستی از اطلاعات مالی خود استفاده کرده و مشکل را شناسایی کنند.

در ادامه بخوانید: فاکتور زنی چیست؟ و انواع آن 

از جمله مشکلاتی که همیشه در کمین شرکت‌های مختلف است و می‌تواند آن‌ها را با مشکل مواجه کند، جریمه‌های سنگینی است که دولت برای شرکت‌ها تعیین می‌کند. برای مثال مالیات یکی از بخش‌هایی است که هر ساله شرکت‌های مختلف را درگیر جریمه‌های سنگینی می‌کند.

همچنین همان‌طور که می‌دانید برای محاسبه مالیات هر شرکت از دفاتر اسناد رسمی آن استفاده می‌گردد. حال اگر سیستم حسابداری ناکارآمد باشد، نتیجه‌ای جز افزایش میزان اشتباهات حسابداران نخواهد داشت و همین موضوع باعث می‌شود به‌طورکلی اطلاعات اسناد مالی اشتباه و نادرست باشد.

اما ثبت رویدادهای مالی به‌صورت مستقیم روی دفاتر رسمی می‌تواند درست بروز خطا را افزایش دهد. اینجا است که کاربرد اصلی سند حسابداری مشخص می‌شود و شما را الزام می‌کند که حتماً از انواع سند حسابداری استفاده نمایید تا در ادامه مشکل بزرگی رخ ندهد.

همان‌طور که گفتیم یک سند حسابداری زمانی قابل‌استفاده است که به تأیید مدیران شرکت برسد. همین موضوع باعث می‌شود تا یک سند حسابداری به طور مکرر چندین بار مورد بررسی قرار بگیرد تا صحت و درستی آن تاحدامکان مورد تأیید باشد و مشکلی برای سیستم مالی شرکت ایجاد نکند.

انواع سند حسابداری چیست؟

حال که فهمیدید سند حسابداری چیست؟ وقت آن رسیده تا با انواع آن نیز آشنا شوید تا به‌طورکلی روی مبحث سند حسابداری مسلط شوید و بتوانید در آینده از آن استفاده کرده و صورت‌های مختلف مالی هر شرکتی را ثبت کرده و نگهداری نمایید. البته نگه‌داری باید به‌گونه‌ای باشد که امکان دست‌کاری صورت‌های مالی شرکت موردنظر ممکن نشود.

لازم به ذکر است که ما نمی‌توانیم در دنیای حسابداری از هر نوع سند حسابداری استفاده نماییم. این کار درست و اصولی نبوده و به‌راحتی موجب می‌شود تا سیستم حسابداری شرکت همانند قبل کارایی لازم را نداشته باشد و حتی ممکن است که درصد خطای شما را نیز با افزایش روبه‌رو نماید.

همین موضوع باعث شده تا در چند سال اخیر انواع سند حسابداری به وجود بیاید و کارکرد آن‌ها را با یک دیگر متمایز نماید. شما باید با توجه به هدف خود از استفاده سند حسابداری، بهترین نوع را انتخاب نموده و از آن در پروژه‌های حسابداری حال و آینده خود استفاده نمایید.

به‌طورکلی کارشناسان صاحب‌نظر در این زمینه سند حسابداری رو به دو نوع کلی تقسیم‌بندی می‌کنند که چندین زیر مجموعه مختلف دارند. در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر درباره انواع سند حسابداری اطلاعات کسب نماییم.

تقسیم‌بندی سند حسابداری بر اساس ارتیکل

همان‌طور که خودتان می‌دانید ارتیکل یکی از بخش‌های مهم سند حسابداری محسوب می‌شود. هر سند حسابداری باید از چند ارتیکل تشکیل شده باشد و می‌توان اسناد حسابداری را بر اساس تعداد ارتیکل آن‌ها به دو نوع سند حسابداری ساده و مرکب تقسیم‌بندی نماییم.

سند ساده از انواع سند حسابداری چیست؟ به‌طورکلی هر سند حسابداری باید حداقل از دو عدد ارتیکل ساخته شده باشد. درصورتی‌که سند حسابداری موردنظر تنها از دو ارتیکل ساخته شده باشد به آن سند حسابداری ساده گفته می‌شود و اجزای آن خیلی زیاد نیست.

اما ممکن است که یک سند حسابداری تنها از دو ارتیکل ساخته نشده و تعداد آن بیشتر باشد. سقفی برای استفاده از تعداد ارتیکل در یک سند حسابداری معین نشده و شما می‌توانید هر تعداد ارتیکل که می‌خواهید بر اساس شیوه کاری خود استفاده نمایید. درصورتی‌که ارتیکل بیشتر از عدد دو باشد سند حسابداری مرکب ساخته خواهد شد.

البته لازم به ذکر است که ارتیکل موردنظر حتماً باید مبلغ داشته باشد و نباید خالی باشد. درصورتی‌که شما ارتیکل را خالی بگذارید سند حسابداری ناقص بوده و امکان ثبت و نگه‌داری از آن فراهم نخواهد بود. همچنین ارتیکل‌های موردنظر شما باید حتماً با یکدیگر تراز باشند.

تقسیم‌بندی سند حسابداری بر اساس رویداد مالی آن

رویدادهای مالی مختلف نیز می‌توانند یک معیار درست و مناسب برای تقسیم‌بندی انواع سند مالی باشند. البته لازم به ذکر است دسته‌بندی سندهای حسابداری بر اساس رویدادهای مالی گستردگی بیشتری نسبت به نوع ارتیکل داشته و به پنج مدل مختلف تقسیم‌بندی می‌شود.

اولین نوع سند افتتاحیه است. چنین سندی در ابتدای هر دوره مالی جدید ثبت و مورداستفاده قرار می‌گیرد. همچنین لازم به ذکر است که داده‌های باقی‌مانده دوره قبلی نیز می‌تواند در سند حسابداری جدید ثبت شده و مورداستفاده قرار بگیرد. بلافاصله پس از پایان هر دوره امکان ویرایش سند حسابداری نخواهد بود.

علاوه بر سند افتتاحیه سند اختتامیه نیز داریم که در پایان هر دوره مالی از آن استفاده می‌گردد و اطلاعات مختلفی را ثبت می‌نماید. حسابداران می‌توانند برای بستن حساب‌های دائمی و ترازنامه‌ها از سند حسابداری اختتامیه استفاده نمایند.

سند سیستمی از انواع سند حسابداری چیست؟ لازم به ذکر است که نرم‌افزارهای حسابداری نیز می‌توانند سند حسابداری تعریف کرده و صادر نمایند. اطلاعات چنین اسنادی کاملاً سیستمی بوده و شما تنها می‌توانید توضیحات ارتیکل را در آن تغییر دهید و اطلاعات دیگر خودکار توسط سیستم حسابداری موردنظر ثبت خواهد شد.

کاربران مختلف نیز می‌توانند به تنظیم سند حسابداری بپردازند که به آن سند حسابداری عمومی گفته می‌شود. سند حسابداری عمومی معمولاً اطلاعات عمومی‌تری داشته و افراد عادی مختلف نیز می‌توانند اطلاعات داخل چنین اسنادی را به‌راحتی تجزیه‌وتحلیل کنند.

یکی دیگر از اسناد حسابداری سند بستن حساب‌ها است. حسابداران از این سند برای بستن حساب‌های موقتی استفاده می‌کنند. همچنین برای محاسبه میزان سود و زیان شرکت نیز از این نوع سند استفاده می‌گردد. لازم به ذکر است که چنین اسنادی امکان ویرایش مجدد را نخواهند داشت.

جمع‌بندی

در نهایت با سؤال سند حسابداری چیست همراه شما عزیزان بودیم. سند حسابداری بخش جداناپذیری از فرایند حسابداری هر شرکت محسوب می‌شود و نمی‌توان آن را حذف نمود. درصورتی‌که شما می نمی‌خواهید در پروژه‌های حسابداری خودتان اشتباه بزرگی را مرتکب شوید بهتر است که همیشه از سند حسابداری استفاده نمایید تا اطلاعات غلط و نادرستی در دفتر رسمی شرکت موردنظر ثبت نشود که امور مالی و مالیاتی آن را با مشکلات متعدد روبه‌رو کند. نخبه حساب از جمله آموزشگاه هایی است که در دوره آموزش حسابداری پیشرفته به طور کامل شیوه تنظیم سند حسابداری و نگه داری آن را به شما آموزش داده است.