تاریخچه و احکام قانونی دفاتر تجاری الکترونیکی
دفاتر تجاری از ارکان اساسی نظام مالی و حسابداری هر کشور هستند. این دفاتر ابزار ثبت معاملات، نظم‌بخشی به امور مالی و اسناد قانونی معتبر برای اثبات فعالیت‌های اقتصادی محسوب می‌شوند. تاریخچه دفاتر تجاری در ایران به قانون تجارت سال ۱۳۱۱ بازمی‌گردد؛ قانونی که با هدف ایجاد شفافیت مالی و نظارت بر عملکرد تجار تدوین شد.
با گذشت زمان و گسترش فناوری، دفاتر سنتی جای خود را به دفاتر تجاری الکترونیکی داده‌اند. این تحول، گامی بزرگ در مسیر هوشمندسازی نظام مالیاتی و افزایش دقت در ثبت اطلاعات اقتصادی است. مقاله حاضر به بررسی روند تاریخی، احکام قانونی و الزامات جدید دفاتر تجاری الکترونیکی می‌پردازد.
تاریخچه قانون دفاتر تجاری
با تصویب قانون تجارت در ۱۳ اردیبهشت ۱۳۱۱، نگهداری دفاتر تجاری برای تمامی بازرگانان اجباری شد. این قانون در ماده ۶ و ماده ۱۱، چهار نوع دفتر اصلی را معرفی کرد:
۱. دفتر روزنامه،
۲. دفتر کل،
۳. دفتر دارایی،
۴. دفتر کپیه (رونوشت مکاتبات و اسناد تجاری).
هدف از الزام به نگهداری این دفاتر، ایجاد شفافیت مالی، پیشگیری از تقلب و تسهیل نظارت مراجع قانونی بر فعالیت‌های تجاری بود. قانون‌گذار در آن زمان دفاتر را باید مطابق با فرم‌های مصوب وزارت عدلیه (دادگستری) و با رعایت اصول حسابداری نگهداری می‌کرد.
تحولات و اصلاحات اجرایی
در سال‌های پس از تصویب قانون تجارت، آیین‌نامه‌های اجرایی متعددی برای تبیین شیوه ثبت و نگهداری دفاتر تدوین شد. از جمله مهم‌ترین آنها، آیین‌نامه اجرایی ماده ۴۵ قانون مالیات‌های مستقیم است که مقررات مربوط به دفاتر روزنامه، کل، نگاهی، و سایر دفاتر فرعی را مشخص می‌کند. این آیین‌نامه، دفاتر را به‌عنوان ابزار ثبت معاملات مالی و مالیاتی رسمی معرفی کرده و تخلف از نگهداری صحیح آنها را موجب رد دفاتر از سوی سازمان امور مالیاتی می‌داند.
مطابق با ماده ۶ این آیین‌نامه، کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول باید دفاتر روزنامه و کل را نگهداری کرده و معاملات را به‌صورت منظم و در تاریخ وقوع ثبت نمایند. عدم رعایت این امر یا وجود خط‌خوردگی و تأخیر در ثبت می‌تواند موجب جریمه و رد دفاتر شود.
گذار به دفاتر الکترونیکی
با گسترش فناوری اطلاعات، سازمان امور مالیاتی کشور از اوایل دهه ۱۴۰۰ برنامه‌ای برای الکترونیکی کردن دفاتر تجاری آغاز کرد. این اقدام با هدف کاهش خطا، افزایش شفافیت، و تسهیل فرآیند نظارت صورت گرفت. در همین راستا، طبق بخشنامه‌های صادره از جمله بخشنامه شماره ۱۵۳۳ مورخ ۲ اردیبهشت ۱۴۰۴، کلیه مودیان مالیاتی مکلف به ثبت اطلاعات مالی خود در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی (پلهب) شدند.
در این بخشنامه تصریح شده است که از تاریخ ۱۸ اردیبهشت ۱۴۰۴، دفاتر الکترونیکی جایگزین دفاتر دستی خواهند شد و ارسال اطلاعات به‌صورت دیجیتال از طریق پلتفرم رسمی سازمان امور مالیاتی الزامی است. این سامانه‌ها با هدف جلوگیری از جعل، تخلف و اشتباهات انسانی طراحی شده‌اند و به مودیان اجازه می‌دهند معاملات خود را به‌صورت روزانه در بستر امن الکترونیکی ثبت کنند.
الزامات قانونی جدید
قوانین جدید، از جمله ماده ۴ بند (ج) قانون برنامه هفتم توسعه مصوب تیر ۱۴۰۳، وزارت امور اقتصادی و دارایی را مکلف کرده تا بسترهای لازم برای ثبت و نظارت الکترونیکی دفاتر تجاری را فراهم کند. به موجب این قانون، از سال‌های آتی کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی ملزم به استفاده از سامانه‌های مورد تأیید دولت برای ثبت معاملات و نگهداری دفاتر خواهند بود.
همچنین بخشنامه‌های اجرایی تصریح دارند که در صورت عدم ثبت به‌موقع یا صحیح اطلاعات در دفاتر الکترونیکی، دفاتر مزبور مردود شناخته شده و مشمول جریمه خواهند شد. بنابراین، مسئولیت قانونی تجار در این حوزه نسبت به گذشته سنگین‌تر شده است.
ویژگی‌های دفاتر تجاری الکترونیکی
دفاتر الکترونیکی دارای ویژگی‌هایی هستند که آنها را از دفاتر سنتی متمایز می‌سازد:
-
ثبت خودکار و لحظه‌ای اطلاعات مالی؛
-
قابلیت گزارش‌گیری سریع برای نهادهای نظارتی؛
-
ارتباط مستقیم با سامانه مودیان مالیاتی و پایگاه داده سازمان امور مالیاتی؛
-
امنیت داده‌ها از طریق رمزنگاری و کنترل دسترسی؛
-
حذف نیاز به دفاتر کاغذی و کاهش هزینه‌ها.
بر اساس آیین‌نامه اجرایی ماده ۴۵، ثبت اطلاعات در دفاتر الکترونیکی باید به‌صورت روزانه و بدون تأخیر انجام گیرد و هرگونه تغییر یا حذف اطلاعات تنها با مجوز قانونی مجاز است.
چالش‌ها و پیامدها
با وجود مزایای متعدد، اجرای نظام دفاتر الکترونیکی چالش‌هایی نیز به همراه دارد. برخی از مودیان به‌ویژه کسب‌وکارهای کوچک، هنوز آمادگی فنی و آموزشی لازم برای کار با سامانه‌های دیجیتال را ندارند. از سوی دیگر، نیاز به زیرساخت‌های پایدار اینترنتی و امنیت سایبری از مسائل مهم در اجرای موفق این طرح است. با این حال، مزایای بلندمدت آن در افزایش شفافیت مالی، کاهش فساد اداری و تسهیل نظارت مالیاتی غیرقابل انکار است.
نتیجه‌گیری
تحول دفاتر تجاری از نسخه‌های دستی سنتی به دفاتر الکترونیکی، یکی از مهم‌ترین گام‌ها در مدرن‌سازی نظام مالی و اقتصادی ایران به شمار می‌رود. از زمان تصویب قانون تجارت در سال ۱۳۱۱ تا به امروز، هدف قانون‌گذار همواره ایجاد نظم، شفافیت و اعتماد در فعالیت‌های تجاری بوده است.
امروزه با اجرای طرح دفاتر الکترونیکی، این هدف در مسیر تحقق کامل‌تری قرار گرفته است. اگرچه اجرای آن نیازمند آموزش، پشتیبانی فنی و همکاری همه‌جانبه فعالان اقتصادی است، اما بی‌تردید این تحول، شالوده‌ای مستحکم برای نظام مالی آینده کشور خواهد بود.
